Referatsprojekte
Projekte durchführen und fördern
Wenn ihr als Referat ein Projekt durchführt, stellt bitte einen Finanzplan auf, den ihr mit der Finanzreferentin besprecht.
Projekte mit Sponsoren
Zusätzlich sollte hier im Projektplan noch deutlichen gemacht werden, welche Sponsoren es gibt. Mit jedem einzelnen Sponsor muss ein Kooperationsvertrag geschlossen werden. Im Anschluss schreibt ihr eine Rechnung an den Sponsor und bekommt das Geld überwiesen.
Projekte von Studierenden
Studierende können für ihre Projekte eine Förderung beim Referat beantragen. Dafür gelten die gleichen Regelungen wie für die Referate selbst.
-
Die*der Studierende sollte das Projekt vorstellen. Die ungefähren Zahlen (Ausgaben und Einnahmen zum Projekt) sollten dann bereits feststehen. Das Referat kann eine Zweckbindung beschließen, z.B. dass ein bestimmter Teil getragen wird (am besten machen sich hier Druckkosten/ Mieten).
-
Das Referat muss mit der*dem Studierenden einen Kooperationsvertrag schließen.
- Die*der Studierende muss das Projekt spätestens drei Monate nach der Durchführung beim Referat abrechnen. Vorzulegen sind im Original:
- die Übersicht über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben
- alle Vereinbarungen zu Ausgaben und Einnahmen
- alle Rechnungen und Belege
- die Nachweise, dass die Ausgaben tatsächlich getätigt wurden
- eine Rechnung über die vereinbarte Summe von der_vom Studierenden
Wurde eine Zweckbindung geschlossen, müssen nur die Vereinbarungen/ Rechnungen/ Nachweise zum bestimmten Zweck eingereicht werden.
-
Das Referat reicht die vollständigen Unterlagen in der Buchhaltung ein.
- Zusätzlich kann der*die Studierdende noch einen Antrag beim Haushaltsausschuss stellen.
Geld einnehmen
Für Veranstaltungen kann jedes Referat Eintrittsgelder nehmen. Dazu muss ein Antrag auf Handkasse gestellt werden. Diese ist als Geldannahmestelle für einen bestimmten Zweck gedacht. Aus der Handkasse können aber keine Ausgaben getätigt werden. Zusätzlich müssen die Einnahmen nachgewiesen werden (z.B. Nummerierung der Eintrittskarten, Teilnehmer_innen-Liste, Strichliste…).Die Handkasse darf ein Limit von 250 Euro am Tagesende nicht überschreiten. Ist der Bargeldbestand höher, muss dringend die Abgabe in der Buchhaltung vorgenommen werden. Eine einmalige Handkasse ist projektbezogen und kann auch über mehrere Tage genehmigt werden (z.B. mehrtätige Veranstaltung).